Für die Transparenzberichte braucht es üblicherweise vier Personen, damit sie veröffentlicht werden können. Sind Beteiligte im Urlaub, krank oder in andere Projekte eingebunden, heißt es abwarten. Oder man entscheidet sich dafür, mit dem zu arbeiten, was man zur Hand hat.
An jedem Artikel, der auf netzpolitik.org erscheint, arbeiten mindestens zwei Personen – eine schreibende und eine gegenlesende. Damit ist es aber nicht getan. Es braucht auch jemanden, um die Entscheidung für einen Veröffentlichungszeitpunkt zu treffen. Eine weitere Person wird benötigt, um den Text auf der Webseite zu platzieren. Und dann muss der Text auf vier Social-Media-Kanälen veröffentlicht werden. Nicht zuletzt müssen Ergänzungen und Kommentare moderiert und beantwortet werden, die der Text auslöst. Und eventuell folgen noch Presse- oder Interviewanfragen.
Für diesen Transparenzbericht braucht es vier Personen. Eine Person, die die aktuellen Zahlen erstellt. Eine weitere erstellt die Grafiken. Eine Person schreibt diesen Text, den dann eine weitere Person gegenliest. Drei der beteiligten Personen sind aktuell hintereinander im Urlaub. Alle drei hatten in den vergangenen Monaten viele andere wichtige Projekte zu verantworten. Für zwei dieser an den Berichten beteiligten Personen gibt es aktuell keine Vertretung. Wenn sie also nicht da sind oder keine Zeit haben, fehlen Teile dieses Transparenzberichts.
Koordinieren, kommunizieren, warten
Nun ist Ende März und ich schreibe den Transparenzbericht für Januar. Im Januar war ich das erste Mal seit Ewigkeiten drei Wochen am Stück im Urlaub. Danach hieß es, die Transparenzberichte der Monate September bis Dezember nachzuschreiben. Denn bis dahin waren diese aufgrund der Spendenkampagne am Ende des vergangenen Jahres zu kurz gekommen. Zwei der vier Personen, die üblicherweise wesentlich zum Transparenzbericht beitragen, waren über Wochen von morgens bis abends mit der Spendenkampagne beschäftigt. An dieser Stelle noch einmal vielen Dank an alle, die uns über die Millionengrenze getragen haben!
Während ich schreibe, heißt es abwarten. Denn Ole, unser Grafiker, ist soeben erst aus seinem Urlaub zurück und Tina, zuständig für die Finanzen, ist seit dieser Woche im Urlaub. Obendrein war sie in den zurückliegenden Wochen und Monaten voll und ganz damit beschäftigt, unsere neue Spendenverwaltung auf den Weg zu bringen. Das bedeutet sehr viel Rücksprachen mit dem Hersteller, denn kaum etwas funktioniert auf Anhieb so, wie man es braucht. Meist muss man es erst einrichten, sich dann zurechtfinden und vieles ausprobieren. Und in der Regel gibt es dabei mehrere Schleifen für Anpassungen.
In einer idealen Welt gäbe es für den Transaprenzbericht einen regelmäßigen Workflow mit festen Terminen. Bei uns stehen unterjährig jedoch immer wieder größere Projekte an, die nicht warten können. Dazu gehören unter anderem die Spendenkampagne und die Spendenverwaltung.
Abwägen, priorisieren, entscheiden
Während ich das schreibe, wird mir einmal mehr bewusst: Je größer eine Organisation ist, desto aufwändiger und komplexer werden auch viele der anfallenden Aufgaben. Eine Arbeitsteilung wird unvermeidbar, aber sie kostet am Ende eben auch Wartezeit. Und wer hat die schon?!
Noch vor zwei Jahren habe ich die Zahlen für den Transparenzbericht selbst erstellt – das liegt gefühlt eine Ewigkeit zurück. Ab einem bestimmten Zeitpunkt funktioniert das aber nicht mehr. Das gilt für jede Aufgabe in einer wachsenden Organisation. Je größer und vielschichtiger diese wird, desto notwendiger wird es, Aufgaben aufzuteilen und diese auf bestimmte Personen mit entsprechenden Qualifikationen zu konzentrieren. Das erzeugt wiederum Abhängigkeiten.
Und eh man sich versieht, steckt man dann in einem Abhängigkeitskreislauf. Tina kann die Zahlen nur erstellen, wenn sie alle Rechnungen hat, damit sie diese verbuchen kann. Regelmäßig fehlen aber welche, die bei irgendwem noch auf dem Schreibtisch liegen, vielleicht gar nicht ankamen oder noch gescannt werden müssen. Tina ist also auf alle anderen angewiesen, um die monatlichen Finanzberichte zu erstellen.
Ole wiederum ist auf Tina angewiesen, um die Grafiken zu generieren. Ich bin auf die Grafiken angewiesen, damit ich den Transparenzbericht fertigstellen kann – und somit am Ende auf alle, denn alles beginnt damit, dass alle Rechnungen vorliegen.
Meist klappt das gut. Aber es gibt durchaus gute Gründe, warum wir die Einzigen sind, die monatlich und zeitnah über unsere Finanzen informieren. Es braucht dafür sehr straffe Abläufe.
Radikales Vorgehen
Nun bleibt die Frage: Was bedeutet das für diesen Transparenzbericht und letztendlich für andere Aufgaben? Ich persönlich glaube, dass bei allen Aufgaben so wenig Abhängigkeiten wie möglich existieren sollten. Das hat natürlich Grenzen. Letztendlich sollte das Ergebnis aber nicht sein, dass eine Aufgabe nicht abgeschlossen werden kann, weil eine beteiligte Person nicht da ist. Für jeden Vorgang braucht es demnach zwei Personen, die ihn ausführen können oder man lebt eben damit, zu warten.
Da wir aktuell noch nicht für alle Prozesse eine Vertretung im Falle der Abwesenheit der ausführenden Personen haben und ich nicht warten will, bis alle Beteiligten da sind, werde ich dieses Mal anders als gewohnt vorgehen – und aus der Abhängigkeitskette ausbrechen. Ich werde in diesem Bericht auf die schönen, zeitgemäßen Grafiken verzichten, die Zahlen auf das Wesentliche reduzieren und danach über Prozessoptimierung nachdenken.
Bis dahin lernen wir jeden Tag dazu, wie eine Organisation Wachstum gut handhabt. Denn eines ist klar. Es braucht netzpolitik.org und kleiner zu sein, ist keine Option. Man muss nur wissen, sich selbst zu helfen und ein bisschen flexibel zu sein.
Danke, dass ihr uns auf diesem Weg begleitet und ihn ermöglicht! Denn der Kampf für digitale Grund- und Freiheitsrechte hört nicht auf und gestattet wenig Pausen.
Die harten Zahlen
Der Januar ist neben dem Dezember immer einer der erfreulichsten Spendenmonate, denn es ist regelmäßig der zweitstärkste Spendenmonat im Jahr. Wir erhielten von euch insgesamt 93.290 Euro an Spenden und freuen uns riesig darüber! Das sind 13 Prozent mehr als im Vorjahresmonat. Darüber hinaus entschieden sich mehr Menschen als gewöhnlich dafür, im Dezember unseren Merch zu kaufen (986 Euro). Die Kreditkarte wurde in Höhe von 64 Euro ausgeglichen, was allerdings nur ein Übertrag ist. Im Zuge der radikalen Vereinfachung ist es jedoch ein positiver Zahlungseingang.
Statt einer ausführlichen und schönen Grafik, seht ihr dieses Mal meine handschriftlichen Notizen.
Die Ausgaben beliefen sich auf 81.820 Euro. Darunter bilden wie jeden Monat den größten Posten die Miete (4337 Euro) und das Team (66.400 Euro). Die Personalkosten waren geringer als sonst, weil ein Teil der Krankenkassenbeiträge erst am 1. Februar abgebucht wurde und diese Ausgabe damit erst im Monat Februar als Zahlungsausgang erfasst wird. „Bereinigt“ lagen die Personalkosten für den Januar bei knapp 73.000 Euro.
Und jetzt kommen wir zu den Grenzen meiner Auswertung. Denn ich kann die Summe der Ausgaben erfassen, aber nicht mehr alle einzelnen Buchungen zuordnen, da unsere neue Software verschiedene Zahlungen als Sammelüberweisung ausführt und mein altes Tool nur die komplette Summe einer Sammelüberweisung erfasst. Da diese Sammelüberweisungen verschiedenste Ausgaben enthalten – von IFG-Gebühren bis Bürobedarf –, kann ich diese keiner konkreten Kategorie zuordnen.
Ich könnte dies umgehen, indem ich mir die aufgelösten Sammelüberweisungen im Online-Banking unserer Bank aufschlüsseln lasse. Aber das würde wieder Zeit und Handarbeit kosten. Und darauf verzichte ich in diesem Transparenzbericht zugunsten einer radikalen Aufwandsreduzierung. Denn es drückt bereits ein anderer Schuh: Die Spendenbescheinigungen müssen verschickt werden. Wenn alles nach Plan läuft, haltet ihr sie nur kurz nach Veröffentlichung dieses Textes in euren Händen.
Danke für Eure Unterstützung!
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Unseren Transparenzbericht aus dem Dezember findet ihr hier.
Vielen Dank an euch alle!
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